Dando continuidade à postagem sobre as ferramentas do Google, o petiano César elaborou desta vez uma matéria ensinando a explorar ao máximo os recursos do Gmail.
"Assim como vimos no texto sobre aumento
da produtividade com recursos oferecidos pela Google, o Gmail é o serviço de
e-mail da empresa, mas na verdade limitá-lo a um serviço de enviar e receber
mensagens é não fazer jus a tudo que ele pode nos oferecer. Existem opções para
customização, atalhos e ferramentas capazes de melhorar a experiência do
usuário e tornar o serviço mais bonito e muito mais produtivo. Continue lendo e
descubra como personalizar a sua conta pra deixa-la rodando do jeito que você
possa tirar mais proveito dela:
1) CANCELAR O ENVIO DE
E-MAILS
Já passou por aquela situação que
você escreveu o corpo de texto inteiro do seu e-mail bonito e lindo, e na
empolgação clicou em ENVIAR... e nesse momento você lembrou que não anexou o
arquivo necessário. Sim, essa é uma situação bastante comum. Também aqueles casos
onde esquecemos de especificar o assunto ou mesmo nos arrependamos de ter
escrito algo no corpo do texto. Pelo menos em uma dessas situações o leitor já
deve ter se encontrado. Enfim, o Gmail possui uma ferramenta que te dá 10
segundos de prazo para cancelar o envio de um e-mail.
Para ativar a ferramenta, acesse
o seu Gmail e clique na engrenagem que fica no canto superior direito da tela e
então acesse a opção Configurações:
Uma vez na página de configurações
do Gmail, vá até a aba Labs e
procure pela opção Cancelar envio, marque
a caixinha Ativar e ao final da
página clique no botão Salvar alteração:
Seu e-mail irá recarregar e estará tudo certo, mas se
quiser, pode fazer um teste enviando um e-mail pra você mesmo, quando enviá-lo
irá perceber a opção Desfazer no
aviso de mensagem enviada, veja só:
Clique em Desfazer e
veja o que aconteça. Legal né? Sim, eu sei, é legal pra caramba.
2) SEPARANDO E-MAILS
RECEBIDOS POR CATEGORIAS
Clicando na engrenagem no canto superior direito mais uma vez, escolha
a opção Configurar caixa de entrada,
será apresentada a você a janela de configuração:
Você pode ali marcar em quais
categorias que quer separar seus e-mails. Por exemplo, se você deixar
marcada a opção Promoções todas as
mensagens advindas de cadastros em lojas ou alguns sites promocionais vão parar
naquela categoria, veja:
3) MARCANDO E-MAILS
COM ESTRELAS
Você pode marcar os e-mails com
diferentes estrelas e ícones, de acordo com o grau de importância que você
atribui para eles ou alguma outra forma de pensar maluca e própria que você
possa ter. Por padrão, a estrela amarela já é ativa. Para ativar todos os
ícones vá até a engrenagem à configurações. Na aba Geral, vá até a opção Estrelas,
e clique na opção todas as estrelas.
Então basta clicar nos ícones ao
lado da caixa de entrada para deixar como na imagem abaixo:
4) RESPOSTAS PADRÃO
Se você envia o mesmo e-mail
várias vezes, pode configurar algumas respostas padronizadas. Mais uma vez vá
até o Labs, ative a opção Respostas predeterminadas e salve no
final da página.
Na próxima vez que for escrever
um e-mail, perceba no canto inferior direito da caixa de escrita uma seta,
clique e verá uma lista com a opção Respostas
predeterminadas, ali é possível escrever uma nova resposta padrão e
salvá-la ou escolher por alguma que já tenha montado.
5) PAINEL DE
VISUALIZAÇÃO
Uma maneira de tornar a leitura
de email rápida seria conseguir visualizar o e-mail sem ter que abrí-lo.
Pensando nisso, uma ferramenta muito útil também disponível no Labs, basta
ativá-la e salvar no final da página, é o Painel
de visualização. Uma vez ativado, no momento em que você seleciona uma
conversa o corpo do texto do e-mail aparece ao lado, evitando que você precise
abrir o e-mail. Confira:
Se você clicar no local indicado
pela seta vermelha acima poderá escolher se prefere uma visualização vertical
ou horizontal do painel, e pode também escolher sem divisão, essa última opção é a caixa de entrada padrão, para o
caso de algum enxerido se aproximar e você não quiser nenhum corpo de e-mail
exposto. =)
6) ATALHOS DO TECLADO
Se você sabe o quanto uma navegação
por teclas de atalho pode aumentar a sua produtividade então vai adorar essa
dica:
EngrenagemàConfiguraçõesàGeral
Marque a opção Atalhos do teclado ativados e salve a
alteração ao final da página.
Os principais atalhos são:
C – escrever uma nova mensagem;
Shift + C – escrever nova mensagem em
uma nova janela;
R – responder a mensagem;
A – responder a mensagem para todos os
que a receberam;
F – encaminhar o e-mail para outras
pessoas;
Tab seguido de Enter – enviar a
mensagem;
Z – desfazer a ação que acaba de ser
concluída;
E – arquivar o e-mail;
S – salvar a mensagem com uma estrela;
! – marcar o e-mail como spam;
J – mover o cursor para a mensagem
anterior. Pressionar Enter abre o e-mail em questão (se você ativar o painel de
visualização da dica anterior a mensagem abre no local indicado sem que precise
pressionar Enter);
K– mover o cursor para a próxima
mensagem. Pressionar Enter abre o e-mail em questão (se você ativar o painel de
visualização da dica anterior a mensagem abre no local indicado sem que precise
pressionar Enter);
U – retornar para a página inicial
(Inbox), com todos os e-mails que você recebeu;
Y seguido de O – arquivar mensagem e ir
para e-mail seguinte;
G seguido de S – ir para lista de
e-mails marcados com estrela;
G seguido de C – ir para agenda com
todos os contatos registrados no Gmail;
1 7) TEMAS
Uma das coisas mais legais que
tem sobre o Gmail são os temas personalizáveis que ele oferece. Você enjoou de
abrir o seu e-mail e ver sempre aquele mesmo padrãozinho? Caixa de entrada,
mensagens lidas, não lidas e tal.. Clique na engrenagem à
Temas.
Vários
temas prontos estão disponíveis, procure o que mais agrada você, ou siga minha
dica e coloque o tema Planetas, que
é o meu favorito. Nos temas de alta definição a imagem muda de acordo com a
hora do dia, isso é muito bacana.
Você ainda tem a opção de usar um
tema personalizado fazendo upload alguma foto que você goste muito (Pessoas
românticas usam a foto do namorado(a), mas lembre-se que isso pode pegar mal as
vezes, já vi briga em local de trabalho por causa disso, então, tenha bom senso)
ou usando algum URL de imagem, para isso clique nos temas personalizados Claro ou Escuro e façam os seus ajustes.
Como essa foi a única dica que
não utilizei imagens pra explicar, por que a essa altura o leitor deve estar
apto a fuçar por conta própria nas configurações, vou apenas deixar uma imagem
da minha caixa de entrada com o tema Planetas
aqui para ilustrar como fica bonito o tema quando aplicado:
OBS Nerd: Não sei de onde a Google tirou que a Lua é um planeta =P
